Secretaria Geral

Apresentação

reitoria

Secretaria Geral é uma unidade da Reitoria, responsável por administrar e gerenciar as rotinas da Universidade em matéria geral de protocolo, expediente, documentação, comunicação e arquivo, sendo, desta forma, responsável por toda correspondência expedida e recebida do Gabinete do Reitor. A Secretaria Geral tem uma estrutura física compreendida por duas Áreas, sendo: Área de Protocolo Geral e Área de Expediente e Arquivo. Compete aos responsáveis pela Secretaria Geral:

I. Estabelecer comunicação administrativa entre a Reitoria e os órgãos administrativos da Instituição;

II. Manter as informações sempre atualizadas quanto aos atos expedidos pelo Gabinete da Reitoria;

III. Zelar pela eficácia e agilidade na expedição da documentação oficial do Reitor;

IV. Dar suporte técnico as Assessorias, Pró-Reitorias e demais setores da Reitoria e, inclusive, as Direções Gerais dos Campi, bem como, as Direções de Centro e Coordenações de Curso;

V. Supervisionar as atividades dos setores afetos à Secretaria Geral, visando a sua maior produtividade.

DA ÁREA DE PROTOCOLO GERAL

A Área de Protocolo Geral compete:

I. Receber, registrar, controlar,  distribuir, fazer circular e entregar toda a correspondência, bem como, a documentação recebida ou expedida pela Reitoria;

II. Controlar o malote enviado e recebido para os Campi e Secretarias do Governo do Estado do Paraná;

III. Abrir, cadastrar e registrar as Correspondências Registradas – CR, que é um protocolo interno da Universidade, bem como, o Sistema de Protocolo Integrado, sistema esse controlado pela Secretaria de Estado da Ciência, Tecnologia e Ensino Superior - SETI, demais Secretarias do Estado e Procuradoria Geral do Estado;

IV. Encaminhar os processos aos respectivos setores, responsabilizando-se pela documentação constante no processo;

V. Controlar, via sistema informatizado, toda documentação registrada, bem como, processos, para dar suporte aos servidores e setores que dependem deste sistema para localizar os processos abertos;

VI. Receber e transmitir informações por meio do Fax e instrumentos correlatos;

VII.  Arquivar e controlar os processos abertos pelo Protocolo Geral da Reitoria, tanto da numeração interna, como do sistema integrado com o Estado;

VIII. Controlar o sistema de empréstimo e cedência dos processos e documentação que se encontra no arquivo.

DA ÁREA DE EXPEDIENTE E COMUNICAÇÃO

A Área de Expediente e Comunicação compete:

I. Elaborar e remeter a correspondência e documentação do Gabinete do Reitor;

II. Elaborar e publicar os Atos Executivos, Editais, Instruções de Serviço, Portarias, Ordens de Serviço, Ofícios, e demais atos oficiais;

III. Organizar os documentos de modo compreensível a todos que utilizam o sistema da Secretaria Geral, Diário Oficial, bem como, outros documentos que lhe forem encaminhados para tal finalidade, por outras unidades da Reitoria;

IV. Controlar o sistema de empréstimo e cedência da documentação que se encontra no arquivo;

V.  Aplicar técnicas de arquivamento oficiais, classificando, avaliando, selecionando, ou, enfim eliminando a documentação, conforme determinado pela Tabela de Temporalidade de Documentos, administrado pelo Manual de Gestão dos Documentos do Estado do Paraná;

VI.  Acompanhar as publicações  do Diário Oficial do Estado do Paraná, e enviar cópia às Direções Gerais de Campi e aos setores afetos da Universidade.

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