Nome do DER: Eventos-2013

Objetivos do Sistema

Problema Atual

O sistema deve permitir gerenciar os principais pontos de um evento, atualmente na Unioeste os problemas principais são relacionados com a inscrição de candidatos e pagamento de inscrição, submissão de trabalhos pelos palestrantes e a avaliação destes; a organização dos locais e horários em que vão ocorrer palestras/atividades.

Objetivos Gerais

As inscrições poderão ser realizadas em grupos, podendo ter descontos na inscrição. Por ex: se uma caravana vai vir para o evento, uma pessoa realiza o contato para verificar se é possível fazer desconto para várias pessoas, se for o coordenador da inscrição vai criar um cronograma para inscrição em grupos com valor diferenciado para cada participante.

O boleto de inscrição poderá ser gerado também em nome da empresa, onde o participante que está se inscrevendo deve informar os dados para gerar o boleto.

Os participantes que vão submeter trabalhos devem mandar seus trabalhos através do site da UNIOESTE, podendo ser trabalho de qualquer natureza conforme definidos no evento, esses trabalhos deverão fazer parte de uma, ou mais, áreas de conhecimento do evento.

Os avaliadores desses trabalhos irão visualizar quais foram os submetidos e avaliar, de acordo com sua área de conhecimento, esse sorteiro de trabalho/ avaliador deverá ser feito automaticamente pelo sistema de maneira neutra, sem interferência das preferências do usuário, exceto pelo administrador do sistema.

No processo de avaliação de trabalhos, podem existir casos mais comuns, como nos eventos de ciência da computação, onde o trabalho é recebido e só é enviado um retorno ao participante sobre o parecer dado sobre seu trabalho, não há tramitação sobre o trabalho, ou então correções e sugestões entre o participante e o avaliador. Alguns casos como nos congressos da Pró-Reitoria de Pós Graduação, onde existe este trâmite entre participantes e o avaliador, sugerindo e trocando informações a fim de melhorar o trabalho, deverá ser mantido o histórico enviado.

Para enviar um convite aos avaliadores será disponibilizada uma tela com o cadastro das pessoas físicas do sistema, este cadastro será utilizado para que o Coordenador possa selecionar a pessoa e enviar o convite, esse processo irá gerar o cadastro do avaliador, ficando a critério deste acessar o sistema (solicitar acesso) e gerenciar quais suas áreas de conhecimento para aquele evento, qual a instituição que ele representa. Depois de fazer isso e após o sorteio dos trabalhos ele poderá acessar o sistema para verificar quais os trabalhos ele deve corrigir e partir dai interagir com os palestrantes.

Devem ser configuráveis a geração de boletos, o evento pode ou não pode ter isso. Também a parte de certificados poderá ser configurável. Se serão ou não emitidos certificados.

Processo comum de avaliações: O cronograma irá definir a data de avaliação permitida. O trabalho vai ser submetido e avaliado pelos avaliadores (número definido no evento), depois que foi avaliado manda o retorno para o participante dos avaliadores para que ele corrija tudo de uma vez, caso alguém ainda não tenha feito a avaliação, findo o prazo estipulado, será enviado de qualquer forma a avaliação dos que fizeram no prazo. A partir deste retorno o participante está liberado para enviar a nova revisão do trabalho para os avaliadores, que neste momento vão receber e avaliar a nova proposta, definindo após isso o seu parecer final sobre o trabalho.

Padrões de Acesso ao Sistema

SGEV-Max

Acesso total ao sistema, para gerir os eventos, cadastrar o solicitante do evento (este será o responsável pelos demais cadastros do evento), gerar anais do evento, etc.
Acesso solicitado normalmente, deve ser liberado somente ao NTI.

SGEV-Coord

Coordenador do evento - pessoa responsável pelas configurações do evento. (permite apenas o cadastro de um coordenador)
Subcoordenador - pessoa responsável pelas configurações do evento. Assim como o coordenador. (permite apenas o cadastro de um subcoordenador)
Colaboradores (solicitante, organizador, secretários, outros), vai ajudar o coordenador e o subcoordenador na configuração de todo o processo do evento. Serão cadastrados pela pessoa que solicitou o evento. A pessoa que solicitar o evento será cadastrada pelo NTI no momento em que solicitar a criação do evento.

SGEV-GerAtiv

Gerente de atividades, vai organizar as palestras do sistema, programações e locais onde serão ministradas, resolvendo possíveis conflitos entre as palestras.
Liberado automaticamente com o cadastro da pessoa na coordenação do evento.

SGEV-GerSub

Gerente de submissões, vai organizar os trabalhos submetidos, designar as bancas para avaliação, enviar convites aos avaliadores que desejar, etc.
Liberado automaticamente com o cadastro da pessoa na coordenação do evento.

SGEV-Part

São os participantes do evento (palestrantes, ouvintes, colaboradores), terão direito aos certificados e poderão realizar sua inscrição em minicursos e demais atividades. Quando autores de trabalhos terão também acesso ao trabalhos submetidos, às avaliações realizadas pelos avaliadores podendo realizar novas submissões caso permitido.
O usuário solicita somente pelo link de cadastro (mesmo link para externos, quem não tem padrão e avaliadores sem cadastro) não é permitido solicitar pela página inicial pois lá ele vai aguardar a liberação pelo Osiris e isso atrasa o acesso, por isso todos devem ir por este link pois conseguem a liberação de acesso automaticamente através do e-mail.

SGEV-Aval

Avaliadores, serão convidados a participar do evento, devendo realizar seu cadastro no sistema caso ainda não tenham e posteriormente realizar o acesso normalmente, o convite do avaliador será enviado por um dos coordenadores. Caso a pessoa não receba nenhum convite e seja posta como avaliador o job irá liberar seu acesso automaticamente.

SGEV-Monitor

Este padrão de acesso será disponibilizado para os monitores de sala, podendo lançar as frequências para as atividades. Liberado automaticamente pelo job.

SGEV-Nucleo

Padrão disponível para quem faz parte de algum núcleo de registro como responsável, somente este padrão terá autorização para realizar o registro de certificado no sistema de eventos.
Não é liberado automaticamente, tem que ser vinculado no cadastro do núcleo do evento como responsável para ter acesso.

Processos Realizados por cada Usuário

Participante - caso o participante tenha acesso ao sistema (cadastro de pessoa física e usuário) ele irá acessar diretamente o sistema, efetuar seu login, acessar a área de inscrição nos eventos que estão disponíveis e realizar a inscrição. Se houver atividades complementares disponíveis poderá realizar a inscrição também. Após efetuada a inscrição e selecionadas as atividades ele deverá gerar um boleto para que ele possa pagar. Depois de pago poderá imprimir o certificado.

Palestrantes - deve acessar o sistema e realizar seu login se houver, realizar a inscrição como palestrante normalmente, vai acessar a área para submissão de trabalhos no evento e cadastrar seu trabalho, com isso irá liberar para ele o acesso para submeter arquivos para a banca, selecionar suas áreas de conhecimento no trabalho etc, depois disso só vai receber a notificação do que foi feito com seu trabalho. Se for aceito ou não.

Coordenadores e Subcoordenadores - vão solicitar o cadastro do evento para o NTI, devendo informar os dados reativos ao evento.

Recursos Humanos - vai acessar o sistema quando houver evento para aprovar ou não a participação de certo funcionário, poderá ver tanto os já aprovados pela chefia quanto os que estão pendentes. Só aprova e não faz mais nada além de tirar o relatório.

Avaliadores- vão ter seu cadastro no sistema, como pessoa física, e serão convidados a participar de certo evento como avaliadores (fica a cargo de quem gerencia o evento enviar isso para os avaliadores e inclui-los no sistema vinculados ao evento), ao acessar o sistema terão uma visão geral dos eventos em que são avaliadores, irão visualizar os trabalhos designados também para que sejam avaliados.

Formas de Acesso ao Sistema

O sistema irá contar com duas interfaces de acesso, uma será a padrão conforme sistemas WEB da Unioeste (versão MVC), nesta terão acesso os avaliadores, RH, coordenadores. A outra forma será o acesso externo, pelos participantes do evento, essa interface será pessoal de cada usuário, com seus trabalhos e dados pessoais sobre eventos, boletos, inscrições, etc. O sistema ainda conta com uma interface para aqueles participantes que não possuem acesso e/ou cadastro de pessoa física.

Acesso Padrão (MVC)

O acesso pelos gestores do evento deve permitir:

- Gerenciar os locais do evento;
- Permitir gerir a avaliação de trabalhos submetidos;
- Manter um cadastro de avaliadores por evento;
- Organizar as palestras, locais e quem será o participante/palestrante;
- Realizar o controle de frequência para as atividades que a exigirem;
- Enviar convites aos avaliadores;
- Realizar a aprovação dos participantes no evento, pelo RH;

Acesso Externo Com Login

O acesso pelos participantes do evento deverá permitir:

- A inscrição do participante em determinado evento, bem como grupos de participantes;
- Realizar o envio de seus projetos para apresentação no evento (trabalhos, projetos, arquivos, tramitação com avaliadores, etc);
- Gerar/Cancelar/Imprimir boletos para pagamento da taxa de inscrição, de acordo com os valores do evento e atividades em que está inscrito;
- Impressão do cronograma do evento;
- Impressão dos certificados;
- Disponibilizar o link para que os certificados emitidos sejam validados;

Acesso Externo Sem Login

Está interface vai permitir ao usuário selecionar sua pessoa física e realizar a solicitação de acesso do sistema, devendo confirmar posteriormente seu email e realizar o acesso através do login recebido.

Saídas Esperadas

- O sistema deve possuir um relatório ou um processo que permita os usuários gerarem todos os anais do evento, no caso todos os trabalhos submetidos podem ser emitidos em um CD, ou então gerado um relatório com todos os resumos e artigos das palestras;
- Relatório ou outro com as informações da programação, destacando quais o usuário se inscreveu e foi confirmado;
- Deve sair uma lista para o RH contento a relação de funcionários que foram ao evento (quando interno) para que eles possam realizar o acerto no ponto;
- Deverão ser emitidos certificados para os alunos do evento, e estes deverão ter o processo de atestado de autenticidade do certificado online, podendo ser emitido tanto pelo participante quanto pelo administrador, e validado por qualquer pessoa que acessar o site da Unioeste;
- Relatório contendo os funcionários que nunca participaram de cursos na Unioeste, assim podemos obter a relação e enviar convite aos que não participam, por setor, função, centro, campus, etc..
- Relatório contendo as informações de cada funcionário, quais os cursos que ele realizou durante o ano na Unioeste.

Lógica de Processos Importantes

Gerar Boletos

A mesma rotina do boleto serve para os recibos, a única diferença é que ao invés de imprimir o boleto ele vai imprimir um recibo para ir pagar no local do evento.

Só vão ser gerados os boletos a pedido do usuário, não são gerados boletos e nem atualizados boletos após nenhum processo. Isso irá evitar de alterar itens que já foram pagos mas não processados por exemplo, ou atualizar o valor do boleto sem que o usuário tenha a consciência disso.

1 - Usuário solicitou gerar o boleto:

Se não tem boleto pago e nem mesmo gerado, então irá adicionar um novo boleto.
Se possuir boleto pago, então adiciona um novo, afinal ele já efetuou o pagamento;

Outra hipótese é se ele tem um boleto aberto e que ainda não foi pago:

- Neste caso o sistema vai perguntar se ele quer manter o boleto atual e gerar um novo boleto com a diferença de valores (pra evitar de ele ter pago aquele mas ainda não ter compensado por ex. ai os valores serão sobrescritos e perde-se a referência do real valor do boleto que foi pago), ou então o usuário poderá cancelar os boletos em aberto e gera um só boleto com todos os valores.

Se ele gerar outro com todos os valores novos, o atual que não foi pago e está em aberto vai ser cancelado e gerado um novo com o valor total.
Se ele optar por manter os dois boletos, deverá ser criado um somente com os novos valores que ele adicionou, se o novo boleto não tiver nenhuma diferença do anterior (valor de inscrições em atividades) então não faz nada.

Vincular Avaliadores aos Trabalhos

O vínculo de avaliadores com os trabalhos só será feito mediante requisição do usuário, nenhum processo irá disparar as ações automaticamente.

1 - Usuário solicitou que sejam vinculados (irá preencher o cadastro na tabela AvlTrbSubmetido) os avaliadores (tabela EvnAvaliador) com os trabalhos (tabela TrbSubmetido).

O processo deve levar em consideração o número de avaliadores por trabalho definido no cadastro do evento;
Deve considerar as áreas de conhecimento em que o trabalho foi submetido e as áreas de conhecimento definidas para o avaliador;
O processo de "sorteio" deve ser randômico, não observando características pessoais entre avaliadores e avaliados;
O avaliador não pode estar no corpo de autores do trabalho
O limite de trabalhos por avaliador também deve ser considerado

O sistema irá dar preferência para os trabalhos de mesma área que os avaliadores, mas caso não sejam suficientes os trabalhos naquela área ou o número de avaliadores para a área o sistema irá pegar avaliadores de outras áreas e também os que não tiverem áreas definidas. Foi feito dessa maneira por que do contrário dependendo da área e dos avaliadores alguns trabalhos ficavam sem ninguém para avaliar, então agora pega todos dando preferência às áreas.

Processos que são enviados por email

Devem ser enviadas notificações aos candidatos quando:

Avaliador enviar um novo trâmite para o seu avaliado;
Boleto para pagamento é efetivado;
Avaliador receber novo trabalho para avaliar;
Funcionário da chefia se cadastrou no evento e solicitou autorização;
Quando a chefia ou o rh aprovar ou negar a participação de funcionário no evento;
Houver alteração de status para a avaliação do trabalho, do avaliador, e quando o trabalho for definitivamente aceito ou reprovado
Quando for vinculado definitivamente o trabalho do palestrante com uma programação do evento, enviar a notificação de onde será

Possíveis: - Deixar opção para que os coordenadores notifiquem avaliadores sobre prazos;
- Enviar mensagem gerais aos candidatos do evento, a todos os inscritos;
- Antes do prazo de vencimento do boleto de pagamento, informando que irá vencer;

Solicitações de Acesso

O sistema de eventos não foi projetado para que o processo de análise das requisições de acesso seja feito manualmente, portanto são os próprios usuários que realizam a solicitação de acesso, confirmam e liberam a mesma. Diferentemente dos outros sistemas onde existe um vínculo ou uma aprovação prévia para que seja liberado o usuário.

As pessoas que já possuem acesso ao sistemas da UNIOESTE (login windows, usuário AD, etc) somente irão solicitar o acesso e já poderão efetuar seu login, pois já está tudo integrado, bastando que o padrão seja atribuído ao usuário. O problema ocorre quando ele não possui nem mesmo cadastro de pessoa física, neste caso o seu acesso deverá ser liberado assim que solicitado.

A "urgência" no acesso se dá devido ao fato de, em uma situação hipotética, o evento ocorrer no sábado, neste caso o usuário poderá realizar sua inscrição na sexta feira a noite ou até mesmo sábado pela manhã, assim caso ele realize a solicitação, aguarde a criação do usuário, aguarde a confirmação de alguém, etc, ele será prejudicado e não vai conseguir participar do evento, por isso o processo de solicitação e aprovação é feito por ele, sem intervenção dos administradores do sistema.

Caso o usuário possua pessoa física e demais acessos: somente será realizado a atribuição do padrão e ele já poderá realizar o acesso.
Caso o usuário não possua cadastro nenhum: ele deverá efetuar o cadastro dos seus dados, após isso é enviado um email para que ele confirme que aquele realmente é seu email, depois da confirmação ele vai receber um novo email informando que foi liberado um acesso temporário até que seu usuário seja criado, esse processo demora aproximadamente 1 hora, após esse período se ele tentar realizar um novo acesso vai dizer que ele já tem usuário e vai pedir pra ele fazer login.

DES:SGEV

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