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* Desenvolver cadastro para os responsáveis por assinar os diplomas, as informações do carimbo são: nome, setor, portaria que permite a pessoa assinar os diplomas. | * Desenvolver cadastro para os responsáveis por assinar os diplomas, as informações do carimbo são: nome, setor, portaria que permite a pessoa assinar os diplomas. | ||
* Esse processo deve conter um histórico, quando a pessoa designada estiver ausente deverá possuir um substituto. | * Esse processo deve conter um histórico, quando a pessoa designada estiver ausente deverá possuir um substituto. | ||
+ | * Verificar com o pessoal responsável dos diplomas, quam assina os diplomas (internos e externos), quantos assinam, quem substitui no caso de ausência. |
Edição das 15h44min de 13 de março de 2013
Análise do Sistema de Controle de Registro de Diplomas
Descrição Atual do Processo
O Diretoria de Registro de Diplomas é responsável pelo registro e averbação dos diplomas dos cursos de graduação, mestrado e doutorado da Unioeste, além de prestar serviço para faculdades, registrando e averbando diplomas de graduação.
- O processo de registro de diplomas provenientes dos cursos da Unioeste funciona da seguinte forma
- A DRD recebe os processos para registro, sendo que cada processo contém as informações sobre 1 (um) diploma que deverá ser registrado. Neste processo deveria vir o diploma já impresso, no entanto, isso não acontece. Atualmente, cabe a DRD enviar os diplomas para serem impressos em uma gráfica em Curitiba. Após receber de volta os diplomas, a DRD anexa cada diploma ao seu respectivo processo.
- Cada um dos processos é analisado de acordo com as informações contidas no processo.
- Caso exista alguma inconsistência ou informação faltando, é aberta uma diligência, na qual o processo é enviado à secretaria acadêmica de origem, para que o problema seja resolvido. Após resolver, a SA devolve o processo para a DRD analisar novamente. Pode haver tantas diligências quantas forem necessárias, até que todos os problemas tenham sido resolvidos.
- Após a análise ter sido concluída, o registro do diploma é documentado em um livro. Existe um livro para cada categoria de diplomas: graduação, mestrado, doutorado e averbação.
- Após documentar no livro, a DRD faz a impressão do carimbo atrás do diploma. Este carimbo contém as informações sobre o registro do diploma, como o número do livro e página.
- A DRD também realiza a impressão das páginas dos livros de registro.
- Para os processos de faculdades, o processo é da seguinte forma
- A instituição entra em contato com a DRD, informando que enviará um determinado número de diplomas para serem registrados. Também é informado quantos diplomas devem ser tratado com regime de urgência, ou quantos são da categoria averbação ou 2ª via.
- A DRD cadastra no sistema SGRF um boleto no valor do serviço que será prestado, para que a faculdade solicitante faça o pagamento.
- A faculdade faz o pagamento e posteriormente envia um lote de processos com diplomas que devem ser registrados. Em alguns casos, a faculdade envia os processos mesmo antes de realizar o pagamento. A DRD, nesse caso, pode decidir esperar ou não a confirmação do pagamento para iniciar a análise.
- Cada um dos processos é analisado de acordo com as informações contidas no processo.
- Caso exista alguma inconsistência ou informação faltando, é aberta uma diligência, na qual o processo é enviado à faculdade de origem, para que o problema seja resolvido. Após resolver, a faculdade devolve o processo para a DRD analisar novamente. Pode haver tantas diligências quantas forem necessárias, até que todos os problemas tenham sido resolvidos.
- Após a análise ter sido concluída, o registro do diploma é documentado em um livro. Existe um livro para cada categoria de diplomas provenientes de faculdades: graduação ou averbação.
- Após documentar no livro, a DRD faz a impressão do carimbo atrás do diploma. Este carimbo contém as informações sobre o registro do diploma, como o número do livro e página.
- A DRD também realiza a impressão das páginas dos livros de registro.
Descrição do processo utilizando o sistema que será desenvolvido
- Descrição do processo utilizando o sistema que será desenvolvido. Ao receber um lote de processos, a DRD deverá observar qual o tipo de registro de que se trata:
- Unioeste - Graduação normal
- Unioeste - Graduação averbação
- Unioeste - Mestrado
- Unioeste – Doutorado
- Faculdades – Graduação averbação
- Para registro de diplomas da Unioeste, a DRD deverá acessar a tela específica para esta categoria. Estando na tela, deverá informar ao sistema as informações do lote:
- Tipo de registro para diplomas da Unioeste (Graduação normal ou averbação)
- Data de recebimento do lote
- Quantidade de processos
- Número do documento de encaminhamento do lote (ofício, memorando, etc)
- Observações gerais a respeito do lote
- Após ter cadastrado informações sobre o lote, deverá cadastrar dados sobre cada processo que consta no lote:
- Número do protocolo (gerado pelo sistema)
- Tipo do processo (2ª via, regime de urgência, normal, etc)
- Código e sequência de formação do acadêmico (busca realizada no sistema de controle acadêmico – Academus)
- Caso seja uma averbação, deverá informar dados sobre o registro anterior do diploma:
- Curso ao qual o diploma se refere
- Data da colação de grau
- Instituição que registrou o diploma
- No decorrer da análise, caso seja necessário realizar uma diligência para um ou mais processos, o usuário deverá acessar a tela específica para este fim, devendo informar, para cada processo com diligência:
- Descrição do problema
- Após informar os problemas que cada processo possui, deve-se agrupá-los em uma diligência, informando, na tela específica para este fim:
- Número do documento da diligência (memorando, ofício, etc)
- Data de envio
- Observações a respeito da diligência
- Relacionar os processos com problema cadastrado que farão parte da diligência
- No retorno de um processo em diligência, deve-se informar, em tela específica para este fim:
- Data de retorno
- Indicar se o problema foi resolvido
- Observações a respeito do retorno
- Ao término da análise de um processo de registro de diploma, deve-se registrá-lo em um livro. Este livro deve ser cadastrado no sistema em tela específica para este fim, informando:
- Tipo de registro ao qual o livro se destina (Graduação normal ou averbação, mestrado ou doutorado)
- Número do livro
- Número máximo de páginas que o livro poderá conter
- Número de registros por página
- Data de abertura do livro
- Observações sobre o livro
- Para cadastrar as informações de registro de diploma para um processo, deve-se acessar a tela para esta função e informar:
- Data de registro
- Livro onde será registrado
- Número de registro
- Número da página do livro
- Observações a respeito do registro
Para processos de registro de diplomas de Mestrado ou Doutorado da Unioeste e faculdades (normal e averbação), os passos são os mesmos, com exceção dos itens 2 e 3:
- Para registro de diplomas de Mestrado ou Doutorado da Unioeste e faculdades (normal e averbação), a DRD deverá acessar a tela específica para estas categorias. Estando na tela, deverá informar ao sistema as informações do lote:
- Tipo de registro para diplomas de Mestrado ou Doutorado da Unioeste e faculdades (normal e averbação)
- Data de recebimento do lote
- Quantidade de processos
- Número do documento de encaminhamento do lote (ofício, memorando, etc)
- Valor que está sendo cobrado pelo serviço de registrar o lote de diplomas
- Valor que foi efetivamente pago pelo serviço
- Observações gerais a respeito do lote
- Após ter cadastrado informações sobre o lote, deverá cadastrar dados sobre cada processo que consta no lote:
- Número do protocolo (gerado pelo sistema)
- Tipo do processo (2ª via, regime de urgência, normal, etc)
- Valor que será cobrado pelo serviço de registrar o diploma
- Nome do formando
- Data da conclusão do curso
- Data da colação de grau
- Curso ao qual o diploma se refere
- Caso seja uma averbação, deverá informar dados sobre o registro anterior do diploma:
- Curso ao qual o diploma se refere
- Data da colação de grau
- Instituição que registrou o diploma
Implementações futuras
- Desenvolver cadastro para os responsáveis por assinar os diplomas, as informações do carimbo são: nome, setor, portaria que permite a pessoa assinar os diplomas.
- Esse processo deve conter um histórico, quando a pessoa designada estiver ausente deverá possuir um substituto.
- Verificar com o pessoal responsável dos diplomas, quam assina os diplomas (internos e externos), quantos assinam, quem substitui no caso de ausência.