SUP:SGEV:Evento

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Evento

O que é?

Nesta aba será possível informar a base de todo o sistema, que é o evento, todos os outros cadastros giram em torno deste cadastro. Nesta tela também são disponibilizadas algumas opções para configuração geral da forma de funcionamento do evento, como por exemplo, se ele é exclusivamente interno, se o processo de submissão de trabalhos será utilizado, dentre outros.

Cadastro

• Sigla: Sigla para o evento, normalmente abreviação, pode ser utilizado em outras partes do sistema ou em relatórios;
• Título(Obrigatório): título completo do evento;
• Site: link para o site do evento se houver;
• Email(Obrigatório): este email deve ser do evento, todos os email enviados aos participantes e contatos serão feitos com base neste cadastro;
• Tipo Evento: tipo do evento que está sendo realizado;
• Setor(Obrigatório): informar o setor que está realizando o evento;
• Data Início: data que o evento se inicia;
• Data Término: data que o evento irá encerrar, são as datas de acontecimento do evento;
• Situação Evento: campo informativo, indicando a situação do evento no momento, este campo irá identificar se o evento está Em Andamento ou foi Prorrogado, pois esta situação influenciará nas permissões de acesso ao sistema;
• Prazo limite p/ remoção das inscrições: este prazo é referente a remoção das inscrições em atividades que não são pagas pelos participantes e ocupam vagas das mesmas. Veja mais em Remover Inscritos não Processados
• Inscrições Gratuitas Atividades: este campo serve para informar em quantas atividades o participante pode se inscrever sem que haja custo (inclusas com o valor da inscrição);

Configurações da submissão de trabalhos

• Permite Submeter Trabalhos: configuração para utilização do processo de submissões e avaliações dos trabalhos;
• Submissões/Autor: número máximo de trabalhos em que o participante pode aparecer como autor principal nas submissões;
• Maximo Autores: indica quantos autores e coautores o trabalho deve possuir no máximo;
• Emitir certificados dos Avaliadores: indica se os avaliadores devem receber certificados;
• Avaliadores/Trabalho: número de avaliadores que devem ser designados por trabalho no evento (utilizado quando o evento irá utilizar a submissão de trabalhos);
• Trabalhos/Avaliador: limita o número de trabalhos que um avaliador pode receber, isso ocorre quando 1 área recebe muitos trabalhos, então todos os avaliadores dessa área irão receber os trabalhos, acumulando avaliações para eles;
• Obriga envio de anexos: indica que os participantes devem enviar um anexo na submissão, normalmente o trabalho completo;
• Evitar Conflitos de Instituição: será utilizado no momento do sorteio de trabalhos e avaliadores, para evitar conflitos com a instituição dos autores;
• Resultado Avaliação: indica se o resultado vai ser através de critérios e pesos ou se vai ser conforme o que já está definido, verifique Submissões > Situações Avaliação e Submissões > Critérios

Configurações de certificados do evento

• Tipo de Certificado: informar a modalidade de certificado que o evento irá utilizar, se Online os certificados não serão impressos e ficarão disponíveis aos participantes para impressão, se impressos os certificados não estarão disponíveis na área do participante. Ambos os casos deverão ser registrados por um núcleo de registro, que deverá ser selecionado pelo coordenador do evento.
• Carga Horária: caso o evento tenha um certificado de participação no evento esta carga horária que irá sair no certificado, se não houver o certificado pode ser emitido da mesma maneira, porém não irá ter carga horária;
• Presença Mínima: indica a porcentagem de presença que o participante deve ter para receber certificado do evento, relaciona-se com o cadastro de Chamada
• Carga horária proporcional a presença: indica que se o participante teve 75% de presença também irá receber só 75% da carga horária

Configurações evento interno

• Necessita Autorização Chefia: indica se o evento necessita de solicitação de autorização para a chefia imediata, será utilizado pelos eventos internos, onde os funcionários deverão solicitar autorização para participar do evento;
• Aceita participantes externos: quando o evento for interno, indicar se permite que pessoas sem vínculo realizem o cadastro no evento.
• Somente Funcionários do Setor: indica que o evento, quando interno, somente irá permitir a inscrição de funcionários conforme o setor do evento;

Logotipo Evento

• Arquivo com o logotipo do evento, utilizado nas saídas do sistema, relatórios, certificados, etc

Onde será utilizado

O cadastro do evento é utilizado como base para todos os cadastros, sendo que os cronogramas, a submissão de trabalhos, as atividades e demais informações serão vinculados ao evento. O cadastro do evento irá definir parâmetros gerais de como serão tratados os demais cadastros.

Coordenacao

O que é?

São as pessoas que de alguma forma serão gestores do evento, podendo colaborar com os cadastros no sistema, acompanhamento de inscrição, fiscais de sala, coordenador geral, etc.

Cadastro

• Pessoa Física(Obrigatório): a pessoa física vinculada ao coordenador, já deve possuir cadastro na base de dados da Unioeste;
• Instituição: qual o vinculo de instituição dessa pessoa;
• Tipo de Coordenação: definir qual o tipo de coordenação que a pessoa irá exercer, esse tipo de coordenação irá definir também as telas e funcionalidades que ela terá acesso.
• Gerar certificado de coordenação: informar ao sistema se este tipo de coordenação recebe certificado por sua participação.

Exemplos de possíveis cadastro no campo tipo de coordenação:
Coordenador Geral: tem acesso amplo aos cadastro relacionados ao evento, é identificado como o responsável pelo cadastro no sistema e também é a referência para a coordenação do evento nos certificados, o evento só pode ter um coordenador geral.
(Novo)*Subcoordenador: tem acesso amplo aos cadastro relacionados ao evento. Funciona exatamente igual ao Coordenador Geral.
(Novo)*Colaborador: tem acesso amplo aos cadastro relacionados ao evento.
Coordenador de Atividades: tem acesso restrito ao que se refere às atividades do evento (programação, locais, palestrantes, etc)
Coordenador de Trabalhos: acesso às avaliações realizadas, aos cadastros de avaliador, trabalhos submetidos, etc.
Coordenador de Participantes: tem acesso aos boletos, inscrições efetuadas.

Onde será utilizado

Será utilizado para liberar o acesso de usuários ao evento, de acordo com o tipo de coordenação, por exemplo, o Coordenador de Trabalhos terá acesso aos trabalhos submetidos e tudo que tiver relação aos trabalhos dentro do sistema, porém, não terá acesso às atividades, devendo exercer um tipo de coordenação diferente ou com mais privilégios que o atual. Ver mais em padrões de acesso

Cronogramas

O que é?

São as datas que regem o funcionamento do evento, devendo ser estipulados prazos para a inscrição, prazos para as submissões de trabalhos, prazos para o término das avaliações etc. Não poderão se sobrepor os cronogramas com mesma finalidade, são eles: Inscrição no Evento e Atividades não poderá ser sobreposto com Inscrição no Evento e Inscrição em Atividades, já que o primeiro tem a mesma finalidade dos outros dois. Também o cronograma de revisão não poderá ser sobreposto com cronogramas de avaliação e submissão, pois o primeiro tem a mesma finalidade dos outros dois, com exceção de que na revisão não são possíveis novas submissões.

Cadastro

• Tipo de cronograma(Obrigatório): o tipo de cronograma é muito importante, já que é ele quem define o que o usuário vai poder fazer ou acessar no período de vigência deste cronograma.
  

Atualmente os tipos de cronograma existente são:

- Inscrição no Evento e Atividades: quando este cronograma estiver vigente o usuário poderá realizar a inscrição no evento e em suas atividades, sem restrição;
- Inscrição no Evento: neste cronograma o usuário não poderá realizar inscrição em atividades, devendo aguardar a abertura de um cronograma de Atividades ou de Evento e Atividades, para então poder dar seguimento na sua inscrição;
- Inscrição em Atividades: este cronograma só permite aos participantes, com inscrição no evento, realizarem inscrições em atividades, não será permitida a inscrição no evento neste período, verificar utilidade de uso em Gerenciar > Atividades > Remover Inscritos não Processados;
- Submissão de Trabalhos: neste período os participantes com inscrição poderão realizar a submissão de seus trabalhos, devendo possuir inscrição prévia no evento;
- Avaliação de Trabalhos: este cronograma é destinado aos avaliadores, onde deverão realizar as avaliações de trabalhos recebidos;
- Revisão de Trabalhos: este cronograma irá permitir tanto a submissão (apenas de novas versões) pelos participantes, quanto a devolução de trabalhos pelos avaliadores.
- Submissão Final de Trabalhos Aceitos: o cronograma de submissão final permite aos participantes com trabalhos aceitos que realizem um novo envio com todas as correções e nos padrões solicitados pelo evento, somente pode reenviar novamente os trabalhos quem teve seu trabalho aceito pelo evento.

• Descrição: fornecer uma descrição do cronograma, a qual será exibida no momento da inscrição;
• Instruções: são informações adicionais aos participantes, estas informações serão exibidas no momento da inscrição;
• Início(Obrigatório): data de início do cronograma;
• Término: data de término do cronograma;
• Validade Boletos (dias): são os dias que após gerado o boleto irão formar seu vencimento, ex. se o boleto foi gerado em 20/08 e a validade definida aqui for 3 dias, o vencimento será 23/08, após o vencimento se o cronograma ainda estiver aberto o participante poderá gerar um novo boleto de pagamento.
• Arquivo Instruções: este arquivo será disponibilizado ao participante no momento da inscrição, pode conter editais, portarias, também podem ser disponibilizados modelos de trabalhos para os cronogramas de submissão, etc.

Aba Participantes

Esta aba permite incluir os tipos de participante que poderão se inscrever no cronograma, definindo o valor de inscrição, podendo distinguir por categorias (estudante, profissional liberal, etc). Se o cronograma não tiver nenhum tipo de participante incluso aqui então o cronograma não ficará disponível para ninguém, sempre deve ter pelo menos um tipo de participação cadastrado nesta aba. Nos cronogramas de submissão também é necessário informar isso.

• Não faz parte da rotina de inscrições gratuitas em atividades: quando um tipo de participação tiver essa opção marcada, indica ao sistema que as pessoas que se inscreverem neste cronograma, com este tipo de participação, não terão direito a se inscrever gratuitamente no número de inscrições gratuitas por atividade, definida no cadastro do evento;
  

Para que serve?

Serve para limitar as datas de inscrição no evento e demais atividades, também serão definidos aqui os valores de inscrição dos participantes.

Locais

O que é?

É o local onde será realizado o evento. Este local deverá ser cadastrado previamente em Cadastros > Localização

Cadastro

• Local: especificar o local onde o evento será realizado, podendo ser mais de um para o mesmo evento.

Aba Salas Utilizadas

Nesta aba o usuário deverá escolher os locais, que pertencem ao local macro escolhido, para que o evento os utilize, ex. de locais a serem utilizados são as salas, laboratórios, que são previamente cadastrados como pertencentes a esse local. Os locais para utilização são cadastrados em Localização

Para que serve?

O local do evento será utilizado no momento do cadastro de atividades, onde estarão disponíveis os locais internos ao local selecionado (Ex. Local: UNIOESTE, nas atividades serão disponibilizados os locais da UNIOESTE, como salas, blocos, laboratórios, etc, conforme cadastro realizado locais micro do local)

Pagamento

Dados do Banco

O que é?

Cadastro do banco para onde serão direcionados os recursos do evento.

Cadastro

Nos casos em que os pagamentos do evento são direcionados exclusivamente pelo convênio não há obrigatoriedade de informar a conta e agência do banco.

• Banco: banco da conta;
• Agência: agência e dígito verificador da agência;
• Conta: conta e dígito verificador da conta;
• Convênio: convênio, se houver;

Arquivo de Retorno

Nesta aba encontra-se disponível o processamento dos arquivos gerados pelo banco. Passos para processamento do arquivo:

• 1° - O usuário deverá clicar sobre o botão "Processar Arquivo de Retorno";
• 2° - Selecionar o arquivo em seu computador (arquivo enviado pelo banco);
• 3° - Clicar sobre o botão "Processar Arquivo".

Este procedimento irá desencadear a leitura do arquivo, os erros ocorridos durante a leitura do arquivo, se houverem, deverão ser verificados após a leitura. A partir dos logs gerados o usuário deverá verificar a descrição contida no log, realizar a correção no arquivo e efetuar a leitura novamente.

Dica
Problemas ocorridos durante a leitura em alguns registros não impedem o processamento dos demais, dado que a leitura é feita linha a linha, devendo o usuário averiguar/corrigir apenas as linhas que estão apresentando problemas ou divergências.

Área de Conhecimento

O que é?

A área de conhecimento do evento é o foco em que o evento irá se basear, norteando os trabalhos, o nível de apresentações e atividades do evento.

Cadastro

• Descrição(Obrigatória): informar a descrição da área de conhecimento do evento.

Onde será utilizado

A área de conhecimento será utilizada para vincular os avaliadores do evento e também para que se realize a submissão de trabalhos apenas nas áreas de conhecimentos definidas previamente.

Submissões

• Está aba contem informações que serão utilizadas quando o evento permitir a submissão de trabalhos.

Avaliadores

Aba Avaliadores

• Os avaliadores serão designados pela coordenação do evento para realizarem a avaliação dos trabalhos submetidos ao evento. A rotina de convite irá incluir os avaliadores de forma automática ao aceitarem o convite para participar do evento.

O que é?

Nesta aba serão indicadas as pessoas que farão parte do grupo de avaliadores do evento.

Cadastro

• Pessoa Física (Obrigatório): indicar o cadastro de pessoa física do avaliador;
• Instituição: indicar qual a instituição que este avaliador está vinculado.

Para que serve?

Os avaliadores serão designados para realização da avaliação dos trabalhos que são submetidos para o evento. Sendo responsáveis pelo parecer sobre o mesmo.

Aba Área de Conhecimento

O que é?

Nesta aba serão indicadas as áreas de conhecimento do avaliador, somente as que estão vinculadas ao evento.

Cadastro

• Selecionar o vinculo com a área desejada.

Para que serve?

Esta área de conhecimento terá uma influência sobre o sorteio de avaliadores para trabalhos, o sistema irá designar avaliadores preferencialmente nas suas áreas de conhecimento dos trabalhos.

Convites

A rotina de convites foi desenvolvida a fim de permitir o coordenador do evento enviar convites para avaliadores, e permitir aos avaliadores aceitar ou recusar o convite, dessa forma não é necessário enviar email para todas as pessoas e depois cadastra-las no sistema, pois ao aceitar o convite automaticamente ele será designado como avaliador, recebendo o padrão de acesso necessário para que realize a avaliação dos seus trabalhos.

Cadastro

O cadastro do convite pode ser realizado de duas formas distintas, a primeira utilizando as pessoas físicas já inseridas na base de dados da UNIOESTE, a segunda o usuário deverá informar apenas o nome e o email da pessoa para que seja enviado o convite. Ao receber o convite a pessoa será redirecionada a página para que termine o seu cadastro junto a UNIOESTE, caso não tenha cadastro, se tiver cadastro o convite será marcado como aceito e a pessoa designada como avaliador do evento.

A instituição é item obrigatório para o cadastro.

Tipos de Trabalho

O que é?

Os tipos de trabalho que podem ser submetidos pelos participantes ao evento.

Cadastro

• Tipo de trabalho: indicar qual o tipo de trabalho desejado.

Para que serve?

Será utilizado no momento em que o candidato for selecionar o tipo de trabalho que esta sendo submetido, sendo permitido somente os definidos nesta tela.

Critérios

O que é?

São critérios de avaliação para os trabalhos submetidos. Os critérios de avaliação são os pontos que poderão ser definidos para avaliação dos trabalhos submetidos pelos participantes. Formando assim uma base padrão sobre a qual todos os avaliadores do evento irão trabalhar.

Cadastro

• Descrição(Obrigatória): indicar o critério de avaliação;
• Peso (Obrigatório): definir o peso deste critério na avaliação.

Para que serve?

Estes critérios serão o modelo de avaliação dos avaliadores, devendo o avaliador definir uma nota para cada critério da lista, formando assim sua convicção sobre o trabalho.

Onde será utilizado

O cadastro de critérios será utilizado para vincular com as avaliações, sendo incluídos automaticamente no momento do sorteio de trabalhos e avaliadores ou então alterados manualmente pelos coordenadores do evento. Para serem vinculados automaticamente quando os trabalhos forem sorteados, os critérios deverão estar cadastrados antes de realizar a distribuição dos trabalhos para os avaliadores.

Situações Avaliação

O que é?

São as situações que serão atribuídas aos trabalhos enviados pelos participantes após avaliação dos critérios.

Cadastro

• Descrição(Obrigatória): indicar a situação de avaliação;
• Média de corte(Obrigatório): conforme o peso dos critérios será formada uma média, essa média irá ser utilizada aqui para definir a situação.

Exemplo: média de corte 8, aprovado. Os trabalho com média 9 serão colocados com a situação Aprovado, abaixo disso não vão ter situação alguma.

Para que serve?

Estes critérios serão o modelo de avaliação dos avaliadores, devendo o avaliador definir uma nota para cada critério da lista, formando assim sua convicção sobre o trabalho.

Onde será utilizado

O cadastro de critérios será utilizado para vincular com as avaliações, sendo incluídos automaticamente no momento do sorteio de trabalhos e avaliadores ou então alterados manualmente pelos coordenadores do evento. Para serem vinculados automaticamente quando os trabalhos forem sorteados, os critérios deverão estar cadastrados antes de realizar a distribuição dos trabalhos para os avaliadores.

Apresentação de Trabalhos

Tela utilizada somente quando o evento permite a submissão de trabalhos.

O que é?

Essa tela tem como objetivo auxiliar os coordenadores a organizar a programação de apresentação dos trabalhos submetidos e aceitos.

Quando um trabalho é submetido ele não está vinculado com nenhum dia de apresentação no evento, ou seja, ele não é um atividade, não possui carga horária, local de apresentação, oradores, etc. Para que ele seja incluído no cronograma do evento é necessário que a partir dos trabalho aceitos seja gerada uma atividade, assim todas as características de apresentação dos trabalhos podem ser definidas.

Ao gerar as atividades dos trabalhos podem ser gerados todos os trabalhos em uma só atividade (ex: diversos painéis sendo apresentados na mesma sala), ou ainda, podem ser divididos em lotes. Criando uma configuração para apresentação para painéis, pôsters , apresentações orais, etc, no momento de aceitar o trabalho já será definido em qual atividade ele deve ser apresentado (ou gerado).

Cadastro

O cadastro corresponde diretamente aos campos do cadastro de atividades, já que serão eles os definidos com a conversão. Com exceção de alguns campos que são utilizados para detalhar a forma de geração das atividades.

• Converte em Atividade Única: este campo define se as atividade serão geradas na proporção 1:1, ou seja, um trabalho aceito irá gerar uma nova atividade, ou então na proporção X:1, onde todos os trabalhos aceitos serão gerados como uma só atividade.
• Gerar Detalhamento do Local: caso a atividade seja única, todos os oradores serão gerados conforme o autor do trabalho, o detalhamento do local irá gerar para cada orador um local especifico no seu cadastro, apenas para referência. Exemplo de utilização: quando houverem painéis e todos os oradores serão colocados no mesmo local físico porém em painéis diferentes, o sistema vai gerar uma referência (Ex. A-1, A-2, etc), que pode ser utilizada para referenciar o painel.
• Título: quando os trabalhos forem convertidos em uma só atividade pode ser fornecido um título para atividade que será gerada.

Comissões

O que é?

As comissões são inseridas no sistema a fim de que possam ser emitidos certificados, as comissões cadastradas não receberão padrões de acesso ao sistema pois este é um cadastro apenas informativo. Atenção, o cadastro da comissão será utilizado no certificado, portanto atente-se ao textos informados para que o certificado seja impresso corretamente e evite o retrabalho.

Cadastro

Na primeira aba (Tipo de Comissão) deve-se cadastrar a descrição da comissão e informar se ela irá receber ou não certificado. Na segunda aba (Comissão) é onde são cadastradas as pessoas físicas como sendo parte da comissão. Não há problemas se uma pessoa aparecer em diversas comissões do evento.

 Não confundir comissão do evento com a coordenação do evento, já que a coordenação realiza acessos ao sistema e pode interferir diretamente no processo, 
a comissão do evento apenas tem caráter informativo para certificados e outros registros.

Chamadas

O que é?

O cadastro da chamada surgiu da necessidade dos eventos de controlarem a frequência dos participante no evento como um todo. Esse controle de presença no evento será utilizado para gerar o certificado de participação no evento.
Observação: para gerar certificado é necessário que tenha pelo menos uma chamada cadastrada.

Cadastro

• Turno(Obrigatório): indica o turno que será realizada a chamada, meramente informativo;
• Data da chamada(Obrigatória): indica quando será realizada está chamada;
• N° de Chamadas no turno(Obrigatório): este campo indica quantas chamadas vão ser realizadas (mínimo 1 chamada), este n° irá influenciar diretamente nas presenças que o participante deve ter para conseguir o certificado.

Ex. Se forem realizadas 4 chamadas em 1 dia então o participante deve possuir as 4 para que tenha 100% de frequência, do contrário pode receber a carga horária parcial ou ainda não receber o certificado de participação no evento.